Reclamar facturas impagadas: cómo hacerlo paso a paso (burofax y monitorio)

Si tienes facturas impagadas, la ley te da herramientas eficaces para cobrarlas, y no solo el importe de la factura: entre empresas y autónomos puedes reclamar también intereses de demora legales y una indemnización mínima de 40 euros por costes de cobro. El camino habitual para reclamar facturas impagadas es escalonado: requerimiento amistoso, burofax con propuesta de negociación y, si el cliente sigue sin pagar, proceso monitorio, que no tiene límite de cuantía y cuya petición inicial no exige abogado ni procurador.

El problema es que muchos acreedores esperan demasiado o pierden derechos por plazos que desconocen, como el de recuperación del IVA o el de comunicación de créditos en un concurso. Y desde 2025 hay un paso previo que conviene cuidar: la actividad negociadora previa a la demanda.

En esta guía, el equipo de abogados para empresas de Altum Iuris te explica qué dice la ley, cuánto puedes pedir, qué pasos dar y qué errores convierten una deuda cobrable en una pérdida.

Qué dice la ley: plazos de pago e importes que puedes reclamar

La norma clave es la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Se aplica a los pagos entre empresas, incluidos autónomos, y entre empresas y Administración. No se aplica a las ventas a consumidores.

Plazo legal de pago: 30 días, ampliable hasta 60 por pacto

Si no se ha pactado otra cosa, el cliente debe pagar en 30 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio (art. 4). Las partes pueden pactar un plazo mayor, pero nunca superior a 60 días naturales. Si hay un procedimiento de aceptación o comprobación, no puede durar más de 30 días.

Un pacto de pago a 90 o 120 días entre empresas privadas es contrario a la ley en lo que exceda de 60 días. Y las cláusulas que excluyan los intereses de demora o la indemnización por costes de cobro, o que sean manifiestamente abusivas para el acreedor, son nulas (art. 9).

Intereses de demora automáticos

Desde el día siguiente al vencimiento, el deudor está en mora de forma automática, sin necesidad de requerimiento (art. 5). El interés legal de demora es el tipo de la principal operación de financiación del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales (art. 7). Se fija por semestres y el Ministerio de Hacienda lo publica en el BOE, así que antes de calcular comprueba el del semestre que corresponda.

40 euros por costes de cobro, como mínimo

Además, tienes derecho a una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro, sin pedirla expresamente ni justificarla (art. 8). Si tus costes reales son mayores, puedes reclamar la diferencia acreditándola. La jurisprudencia europea ha entendido que esta cantidad se devenga por cada operación impagada, lo que en la práctica suele traducirse en 40 euros por factura vencida, aunque conviene valorarlo en cada caso.

30 díasPlazo legal de pago si no se ha pactado otro

60 díasMáximo que se puede pactar entre empresas

BCE + 8 puntosInterés de demora legal, fijado por semestres

40 eurosIndemnización mínima por costes de cobro

Fuente: Ley 3/2004, arts. 4, 7 y 8

Antes de ir al juzgado: reclamación amistosa, burofax y negociación previa

La mayoría de las facturas impagadas se cobran sin juicio. Un buen escalado extrajudicial recupera dinero, deja la prueba que después necesitarás y cumple el requisito de negociación previa.

Reclamación amistosa

Empieza con un recordatorio por correo, adjuntando la factura y preguntando si hay alguna incidencia. A veces el impago se debe a un error administrativo o a una disconformidad que conviene conocer cuanto antes. Si el cliente reconoce la deuda por escrito o propone un calendario de pagos, guárdalo: ese reconocimiento interrumpe la prescripción y es una prueba excelente.

Burofax o requerimiento fehaciente

Si el recordatorio no funciona, toca un requerimiento que acredite contenido y recepción. El burofax con certificación de contenido y acuse de recibo es lo más habitual; también sirve un requerimiento notarial. Debe identificar las facturas, vencimientos e importes, reclamar los intereses y los 40 euros, fijar un plazo para pagar e invitar expresamente a negociar.

El requisito de procedibilidad de la Ley Orgánica 1/2025

La Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia, en vigor desde abril de 2025, exige como regla general en el orden civil haber intentado un medio adecuado de solución de controversias (MASC) antes de demandar: negociación directa o a través de abogados, mediación, conciliación u oferta vinculante confidencial, entre otros.

Para una factura impagada, lo más común es una invitación a negociar fehaciente, que puede ser el propio burofax si está bien redactado. Si el deudor no responde en 30 días naturales desde la recepción, o no hay acuerdo, se entiende cumplido el requisito y puedes acudir al juzgado acreditándolo.

La ley excluye del requisito la petición inicial del monitorio, pero hay interpretaciones distintas sobre qué ocurre si el deudor se opone y el asunto pasa a juicio. Además, rechazar sin causa la negociación puede influir en las costas. Por prudencia, recomendamos intentar siempre la negociación antes de reclamar judicialmente.

1. Día del vencimientoMora automática

   Desde el día siguiente corren los intereses y nace el derecho a los 40 euros.

2. Primera semanaRecordatorio amistoso

   Correo con la factura adjunta, preguntando por posibles incidencias.

3. Entre 15 y 30 díasBurofax con invitación a negociar

   Detalle de la deuda, intereses, 40 euros y propuesta de solución.

4. 30 días tras la recepciónNegociación agotada

   Sin respuesta o sin acuerdo, se considera cumplida la actividad negociadora.

5. A continuaciónPetición de monitorio

   Con facturas, pedido o contrato, albaranes y burofax.

El proceso monitorio paso a paso

El monitorio, regulado en los artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, es la vía pensada para cobrar deudas dinerarias, vencidas, exigibles y documentadas. Es rápido, barato y muy eficaz cuando el deudor no tiene argumentos reales para no pagar. Puedes encargarnos la reclamación por monitorio por impago o prepararla tú.

Requisitos y documentos

• Deuda dineraria, líquida, vencida y exigible, de cualquier importe: desde 2015 no hay límite de cuantía.
• Documentos que la acrediten: facturas, albaranes firmados, presupuesto aceptado, contrato, pedidos o correos de conformidad (art. 812).
• Juzgado competente: el del domicilio del deudor, sin que valgan cláusulas de sumisión a otro lugar (art. 813). Desde la Ley Orgánica 1/2025, se dirige al tribunal de instancia, sección civil.

Para la petición inicial no necesitas abogado ni procurador (art. 814), sea cual sea la cantidad, y existe un formulario normalizado. Las empresas, eso sí, deben relacionarse con la Justicia por medios electrónicos.

Qué puede hacer el deudor

El juzgado requiere al deudor para que, en 20 días hábiles, pague o se oponga. Si paga, se archiva. Si no comparece, se dicta decreto que pone fin al monitorio y puedes pedir la ejecución, con un interés procesal del interés legal del dinero más dos puntos (art. 576). Si se opone, el asunto pasa a juicio.

1. Petición inicial

   Formulario con la deuda y sus documentos, ante el juzgado del domicilio del deudor.

2. Requerimiento

   El juzgado revisa la documentación y requiere al deudor.

3. 20 días hábiles

   Plazo del deudor para pagar, oponerse o guardar silencio.

4. Decreto o juicio

   Sin oposición, decreto final; con oposición, juicio verbal u ordinario.

5. Ejecución

   Embargo de cuentas, créditos y bienes si sigue sin pagar.

Monitorio europeo

Si tu cliente está en otro Estado de la UE, salvo Dinamarca, puedes usar el monitorio europeo del Reglamento (CE) 1896/2006: formularios normalizados, sin límite de cuantía y 30 días para oponerse. Sin oposición, el requerimiento es ejecutivo en toda la UE sin exequátur. Para importes de hasta 5.000 euros existe también el proceso europeo de escasa cuantía (Reglamento 861/2007).

Monitorio nacional

• Deudor con domicilio en España
• 20 días hábiles para pagar u oponerse
• Sin abogado ni procurador para la petición inicial
• Con oposición, juicio verbal u ordinario

Monitorio europeo

• Asunto transfronterizo en la UE, salvo Dinamarca
• 30 días para presentar oposición
• Ejecutivo en toda la UE sin exequátur
• Con oposición, sigue por el proceso nacional

Oposición, juicio y ejecución: del monitorio al embargo

Si el deudor se opone

La oposición debe estar motivada. Si la deuda supera los 2.000 euros, el escrito del deudor requiere abogado y procurador (art. 818). Las oposiciones habituales alegan trabajo defectuoso, mercancía no entregada, precio distinto o pago ya hecho.

Tras la reforma de la Ley Orgánica 1/2025, el juicio verbal se aplica hasta 15.000 euros: impugnas la oposición y normalmente se celebra vista. Por encima, tienes un mes para presentar demanda de juicio ordinario; si no lo haces, se archiva y pueden imponerte las costas. En juicio verbal de hasta 2.000 euros puedes actuar sin abogado ni procurador.

¿El deudor se opone en los 20 días hábiles?

Sí

¿La deuda supera los 15.000 euros?

Sí

Demanda de juicio ordinario en un mes o archivo

No

Impugnación de la oposición y juicio verbal

No

Decreto que pone fin al monitorio y ejecución

Ejemplo inventado con fines ilustrativos: una empresa de instalaciones reclama 8.400 euros por una reforma de oficinas y el cliente se opone alegando defectos. No consta ninguna queja previa y sí un correo del cliente agradeciendo la entrega, que el acreedor aporta junto con fotos de la obra y el burofax sin respuesta. Una oposición sin rastro previo de queja suele tener poco recorrido, aunque todo depende de la prueba.

Ejecución y embargo: cobrar de verdad

Ganar no es cobrar. Si el deudor no paga voluntariamente, pides la ejecución: el juzgado puede investigar su patrimonio en registros, Agencia Tributaria, Seguridad Social y bancos (art. 590 LEC) y embargar, empezando por dinero y cuentas y siguiendo por créditos frente a terceros, valores y bienes (art. 592). La acción ejecutiva caduca a los cinco años desde la firmeza (art. 518).

Si la sociedad deudora no tiene bienes, puede analizarse la responsabilidad de sus administradores por no disolverla estando en causa legal (art. 367 de la Ley de Sociedades de Capital). Son acciones técnicas, con requisitos estrictos.

Si tu cliente entra en concurso de acreedores

Con la declaración de concurso, las ejecuciones individuales se suspenden y los intereses dejan de devengarse, salvo excepciones (Texto Refundido de la Ley Concursal, Real Decreto Legislativo 1/2020). Tu crédito se cobrará, si se cobra, dentro del concurso.

Lo esencial es comunicar tu crédito a la administración concursal en el plazo de un mes desde la publicación del auto en el BOE, con importe, origen, vencimientos, garantías y documentos. Comunicarlo tarde puede llevar a que se clasifique como subordinado, el último en cobrar.

Nuestro equipo de concursal y reestructuración puede revisar tus opciones, y el simulador de insolvencia ayuda a entender plazos y escenarios. Si tu deudor es una persona física, ten en cuenta que podría pedir la exoneración de sus deudas: lo explicamos en los requisitos de la Ley de Segunda Oportunidad.

Cómo recuperar el IVA de las facturas impagadas

Cuando emites una factura, ingresas el IVA aunque el cliente no pague. El artículo 80 de la Ley 37/1992, del IVA, permite modificar la base imponible y recuperarlo mediante factura rectificativa.

Créditos incobrables

Como regla general (art. 80.Cuatro), debe haber transcurrido un año desde el devengo sin cobrar, o seis meses si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 euros; la operación debe constar en tus libros registro; el destinatario debe ser empresario o, si es particular, la base debe superar 300 euros; y debes haber reclamado judicialmente o por requerimiento notarial. El burofax ordinario no basta.

La rectificativa se emite dentro de los seis meses siguientes al fin de ese periodo y se comunica a la Agencia Tributaria en el mes siguiente. Estos plazos han cambiado varias veces y tienen matices, por ejemplo con deudores públicos, así que confírmalos con tu asesor antes de que venzan.

Deudor en concurso

Si el cliente es declarado en concurso, puedes modificar la base sin esperar al año, en el plazo del artículo 80.Tres desde la publicación del auto en el BOE, actualmente de tres meses. Nuestro equipo de derecho fiscal y tributario puede ayudarte, y si Hacienda ya te ha escrito, prueba el simulador de plazos y recargos de Hacienda.

Para saber cuánto puedes reclamar en total y qué plazos te quedan en cada vía, usa nuestro simulador de facturas impagadas:

Ejemplo de cálculo de intereses y cuánto puedes reclamar

Caso inventado para ilustrar el cálculo: una agencia factura 10.000 euros más un 21 % de IVA, 12.100 euros, con vencimiento el 1 de abril de 2026. El cliente no paga y la agencia calcula lo debido a 30 de septiembre, 182 días después.

Usamos un tipo ilustrativo del 10,15 %, el resultante del tipo del BCE más ocho puntos en el segundo semestre de 2025. En un caso real se aplica el tipo publicado para cada semestre, por tramos si cambia. La fórmula: importe por tipo anual por días de retraso, dividido entre 365.

Principal (IVA incluido)	12.100,00 euros
Días de retraso (2 de abril a 30 de septiembre)	182 días
Tipo de demora ilustrativo	10,15 % anual
Intereses: 12.100 × 10,15 % × 182 / 365	612,39 euros
Indemnización por costes de cobro	40,00 euros
Total reclamable a 30 de septiembre	12.752,39 euros

Ejemplo orientativo. El tipo real depende del semestre (Ley 3/2004, art. 7) y los intereses siguen corriendo hasta el pago.

Si fueran tres facturas del mismo cliente, el criterio mayoritario permitiría reclamar 40 euros por cada una. Y los costes de cobro acreditados que superen esa cifra también pueden reclamarse si son razonables.

Plazo legal de pago sin pacto30 días naturales

Plazo máximo pactado entre empresas60 días naturales

Respuesta a la invitación a negociar30 días naturales

Deudor en el monitorio nacional20 días hábiles

Oposición en el monitorio europeo30 días

Comunicación de créditos en concurso1 mes

Plazos legales; la longitud de las barras es aproximada.

Prescripción: cuánto tiempo tienes para reclamar

Con carácter general, las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueden exigirse (art. 1964.2 del Código Civil, en su redacción de 2015). Es el plazo de la mayoría de facturas entre empresas.

Hay matices. El artículo 1967 fija tres años para ciertos créditos, como honorarios de profesionales o el precio de géneros vendidos por comerciantes a quienes no lo son. Y en Cataluña rige su Código Civil, con plazo general de diez años pero de tres para muchas reclamaciones, como las retribuciones por servicios y obras; si operas allí, apóyate en abogados mercantilistas en Barcelona.

La prescripción se interrumpe con la reclamación judicial, la extrajudicial, como un burofax, y cualquier reconocimiento de deuda (art. 1973), y el plazo vuelve a empezar.

Cuando la que no paga es la Administración

Según la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (art. 198), la Administración debe aprobar las certificaciones o la conformidad en 30 días y pagar en los 30 siguientes. Si se retrasa, debe intereses y la indemnización por costes de cobro de la Ley 3/2004.

Primero se le reclama por escrito; si en un mes no contesta, se entiende reconocido el vencimiento y puedes acudir a la vía contencioso-administrativa pidiendo como medida cautelar el pago inmediato (art. 199). Recuerda que las sociedades deben facturar electrónicamente a la Administración (Ley 25/2013).

El área de contratación pública puede reclamar por ti, y el simulador de licitaciones y pagos de la Administración calcula plazos e intereses. Para organismos estatales, cuenta con nuestros abogados de contratación pública en Madrid.

Prevención: cómo reducir el riesgo de impago

• Contratos claros: precio, hitos, plazo de pago dentro del máximo legal, intereses, reserva de dominio (art. 10 de la Ley 3/2004) y suspensión del servicio si no se paga.
• Anticipos y pagos por hitos en proyectos largos.
• Garantías: aval bancario, fianza del administrador o pagaré.
• Seguro de crédito o factoring sin recurso si concentras facturación en pocos clientes.
• Prueba de la entrega: albaranes firmados, actas o correos de conformidad.

• Retrasos crecientesPaga cada vez más tarde o tras varios recordatorios.
• Pagos parcialesAbona una parte y deja el resto sin explicación.
• Quejas tardíasAparecen defectos justo al llegar el vencimiento.
• Cambios societariosNuevo administrador, domicilio o denominación en poco tiempo.
• SilencioDeja de contestar correos y llamadas.
• Cuentas sin depositarNo deposita sus cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Ojo: a veces el cliente sí pagó, pero a un tercero que suplantó tu identidad. Si dice haber pagado y el dinero no llegó, revisa la guía sobre el fraude del cambio de IBAN y la del fraude del CEO.

Errores habituales al reclamar facturas impagadas

• Esperar demasiado: el deudor puede tener otros acreedores por delante o haber vaciado su patrimonio.
• No dejar constancia escrita: las llamadas no interrumpen la prescripción ni acreditan la negociación previa.
• Olvidar los intereses y los 40 euros: muchos reclaman solo el principal.
• Monitorio sin documentación suficiente: una factura sola, sin pedido ni albarán, facilita la oposición.
• Dejar pasar los plazos del IVA o del concurso: son breves y no se recuperan.
• Aplazamientos sin garantías: todo acuerdo debe incluir reconocimiento de deuda, calendario y vencimiento anticipado.

• Facturas con fecha y vencimiento
• Contrato, presupuesto aceptado o pedido
• Albaranes firmados o correos de conformidad
• Comunicaciones y reconocimientos de deuda del cliente
• Burofax con certificación de contenido y acuse de recibo
• Prueba de la invitación a negociar y de su resultado
• Cálculo de intereses y de los 40 euros por factura
• Datos registrales y domicilio actualizado del deudor

Si además eres arrendador, nuestro artículo sobre el desahucio por impago de alquiler te será útil, y para proteger tu nombre comercial frente a antiguos clientes o distribuidores, revisa cómo registrar una marca en España.

Puedes reclamar desde cualquier punto de España: el monitorio se tramita electrónicamente y es competente el juzgado del domicilio del deudor, con atención telemática o presencial. Cuentas con nuestros abogados para empresas en Valencia, los abogados de empresa en Madrid, el equipo de abogados para empresas en Sevilla o, si tu deudor es insolvente, nuestros abogados concursalistas en Bilbao.

En resumen

• Entre empresas, el plazo legal de pago es de 30 días y el máximo pactado de 60; desde el vencimiento corren intereses (BCE más ocho puntos) y tienes derecho a 40 euros por costes de cobro.
• Antes de demandar, envía un burofax con invitación a negociar para cumplir, por prudencia, el requisito de la Ley Orgánica 1/2025.
• El monitorio no tiene límite de cuantía ni exige abogado para la petición inicial; con oposición, juicio verbal hasta 15.000 euros u ordinario por encima.
• Si el cliente entra en concurso, comunica tu crédito en un mes desde la publicación en el BOE.
• Recupera el IVA de las facturas incobrables con reclamación judicial o notarial y rectificativa en plazo.
• Las facturas suelen prescribir a los cinco años, con excepciones de tres y reglas propias en Cataluña.